Вы не обижайтесь, но я не понимаю, на каком основании с вашим общественным движением ведут переписку чиновники, коль у вас отсутствуют учредительные документы. Мне реально интересно посмотреть и на протоколы собраний движения, и на переписку, но куда то специально ехать для этого? На дворе 21 век, у вас есть свой сайт - выложите эту документацию на сайт.
Тем более, что об этом прямо говорится в № 82-ФЗ от 19.05.1995 "Об общественных объединениях".
Статья 15. Принципы создания и деятельности общественных объединений
Общественные объединения независимо от их организационно-правовых форм равны перед законом. Деятельность общественных объединений основывается на принципах добровольности, равноправия, самоуправления и законности. Общественные объединения свободны в определении своей внутренней структуры, целей, форм и методов своей деятельности.Деятельность общественных объединений должна быть гласной, а информация об их учредительных и программных документах - общедоступной.